教你如何做好商务写作.

　　Typists pound keyboards and writers stare out of windows."一写邮件，就变身疯狂"打字员"?type and delete……其实大可不必如此纠结，想要拥有行云流水般的写作，就像作家那样，欣赏一下窗外的美景吧。动笔之前先思考写作目的，就会让你的写作一气呵成，打字员轻松逆袭，变身高效能人士!

　　一、明确目的

　　商务写作，一定是目标导向的，或发布通知，或请求帮助，或解决问题。在动手写作之前，要反复问自己："我为什么要写这封邮件?"。可能你会觉得这个问题很容易回答，果真是这样吗?我们一起看下面这个案例：

　　假如你是公司的一名行政人员，公司安排了一次集体出游，需要你发邮件通知全体成员，那么以下哪条才是你的写作目的呢?

　　① I want to inform employees about the date of the company outing.

　　② I want employees to RSVP (=reply) regarding the company outing by the fifteenth of the month.

　　①应该是很多人的第一反应，发通知确实是最直接的目的。但如果你能做进一步的思考，很容易就会想到，除了通知之外，还需要确认参与的人数，让员工回复确认是否参加，才是这封邮件最核心的目的。①只体现了 "我要做什么"，而②体现的是"我要读者做什么"，明确目的，就是要明确你要让读者产生何种回应。

　　二、开门见山

　　一封邮件，读了十几行，依然不知所云?!作为一个职场人，你还能忍吗?请善待你身边那些忙碌的小伙伴们，开门见山说出你的写作目的，高效沟通，快乐工作!如何做到开门见山，我们还是来看一个案例：

　　假如你是一家招聘机构的员工，这是你给一家公司的人事主管写的一封邮件，请找出这封邮件存在的问题，并根据"明确目的，开门见山"的原则，对其进行修改，我们稍后揭晓答案。

　　Dear Lyne:

　　On December 15, I received a phone call from Mr. Jason Brown from Michigan, who was your director of sailing in the Saginaw school. Mr. Brown, who recently had a fine interview with us, has requested I contact you. He requests a letter of verification of employment, including confirmation of his job title and the duties he performed while in your school. According to Mr. Brown, he needs this to apply for a similar position in the Caribbean.

　　I would appreciate your help in this matter.

　　Sincerely,

　　相信大家读到前几句，就会困惑"这封邮件跟我有什么关系呀?"，直到读到" He requests a letter of verification of employment"，才大致猜测到作者的目的。如果我们做两处修改，第一，让目的更加明确，也就是明确人事主管需要提供什么样的帮助，第二，在邮件的开头，就表达清楚这样的目的，整体效果就会不一样：

　　Dear Lyne:

　　Would you verify the employment of Mr. Jason Brown?

　　Mr. Brown was your director of sailing in the Saginaw school [then give the rest of the details]…Sincerely,

　　在邮件的开头用了一个问句，礼貌的表达了诉求。读者看到邮件，就明白作者的目的是什么，如果读者需要了解谁是Mr. Jason Brown，为什么要a letter of verification等具体信息，会自然在下文中有目的的寻找。

　　明确目的，开门见山，你学会了吗?最后，希望大家记住这句话"Typists pound keyboards and writers stare out of windows."下期我们会讨论如何选择合适的语气，请继续关注。