如何提高你和英国留学招生官邮件交流的效率

如何提高你和招生官邮件交流的效率，出国留学，去往英国留学，每个你所学课程的教授乃至你将来的雇主，每天都会收到几十到上百封邮件 email，作为国外校园和职场最主流和正式的交流方式之一，在每个人的学习生活中扮演了十分重要的角色。而作为中国留学生，我们习惯了微信、QQ等更随意快捷的沟通之后，到了国外在需要使用email时往往因为缺乏经验而使得交流效率低下，有时候甚至根本得不到回复 这时，很多同学就抱怨了，觉得教授、老板不近人情，所以不回自己的信息。

但事实上，即使是最nice的教授或领导，面对堆积如山的email，由于时间有限，他也只能有选择性地回复一部分。所以今天我们探讨的关键就是，如何成为被教授选中的那一部分!以下是五种从他人的角度出发，你的email被 刷掉 的原因：

英国留学邮件交流效率之你没有考虑到我的时间安排

错误例子： I d love to get your thoughts on this presentation bore my meeting today.

(我希望您能在我今天上台之前给我的报告一些建议。)

当教授看到这封邮件的时候，或许他的第一想法是 可以啊 ，然而当他打开附件，才发现你给他发了一份65页的报告，而且还需要今天就给你答复 如果你是他，你会怎么做呢，应该也是直接忽视了吧?

因为这样的请求，完全没有考虑到对方的情况，是不切实际的;就算教授再热情友善，想要帮助一名国际学生，他也不可能清空其他日程，抽出时间紧急帮你过一遍这份报告;反之，你甚至会给他留下一个 不考虑他人安排 、 不提前做好打算 的坏印象;于是，你将来毕业求职、申请研究生还想要找他写推荐信的话，他 say yes 的可能性就很低了。

正确例子： I d love to get your feedback on my 65-page presentation bore next Friday. I know that s a lot to read, so let me know when it would be a good time for me to send it over.

(在下周五之前，我这里有一份65页的报告需要一些建议。我知道阅读量很大，所以请让我知道什么时候发给您比较合适。)

总结：一定要给足对方考虑的时间，展现出你care对方的时间安排，不要一味只顾表达自己的需求。

英国留学邮件交流效率之我不知道你到底想要什么

错误例子： Here s my presentation for next week.

(这是我下周的报告。)

很多同学想要教授给自己的报告或者essay一些建议，于是就直接把文件添加在附件中，仅仅在正文中提了一下附件是什么，其他啥也不说。

也许教授见多识广，大概也能揣测到你是想要一些建议，但是你没说啊 那么他也不会 自作多情 地就着手开始看你的文件，这封邮件便只能永远躺在收件箱里了;因为大家的时间都很宝贵，他没有那么多功夫去揣测你到底是不是真的要一些建议 而建议也分很多种，他也不知道你需要的是哪方面的建议：是对整体结构的?还是立意?是不知如何开头，还是没有头绪要如何收尾?

正确例子： Here s my presentation for next Friday. I d love your expertise in choosing the appropriate way of ending it based on the contents in the body. Let me know if you have any ideas!

(这是我下周五的报告，根据主题部分涉及的内容，我需要您基于您的专业知识给我的收尾方式一些建议;如果您有任何想法都可以告诉我!)

总结：每一封邮件都需要把目的表达清楚，并且明确告诉对方下一步是什么，而不是把 揣测 的责任推给收件人。

英国留学邮件交流效率之我不知道我为啥收到这封邮件

错误例子：你发了一封邮件给你的领导，然后cc(抄送，类似于微博的@)了同一个部门里所有其他工作人员，但是没有提及cc的原因。

你在一个学生会的部门工作，或者你在一家公司实习，在兴高采烈地完成了一份报告后，你发给了你的领导并且cc了同部门的所有人;你cc的原因可能并不是想要你的同事们给你一些建议，只是希望让大家熟悉你的工作进度，尤其是有一些同事接下来的工作会和你的报告内容有关联，需要掌握其中的一些数据。

但是，每个人每天处理email的时间十分有限，你不加说明的抄送，如果他们不仔细阅读和分析的话只会一脸懵逼，这将极大影响他人的工作效率，对于一个组织来说是很致命的。

正确例子：你应该把cc每个人的原因说清楚，即使这个原因只是 现阶段希望你关注一下目前的进度 ，你也要明确提到。

总结：当你发出一封邮件时，不能想当然地假设所有人都知道为什么会收到这封邮件，而作为发送者 你是最清楚的，于是你有责任让每个人知道这封邮件是干啥的。

英国留学邮件交流效率之你除了说要啥，其他啥也没说

错误例子： Do you have a cat I can borrow for my presentation?

(你有养猫吗?我汇报演讲的时候想借用一下。)

就算对方有养猫，对方也乐意帮助你，但是看到这样的信息，可能也不会想要回复。因为你只说了你要借猫，却没说什么时候借，借多久，怎么还;在对方从你的邮件中什么信息都无法提取的情况下，既不放心也不知道要如何帮你。对方的收件箱中躺着大量待处理并且有着明确时间要求的未读邮件，按优先级来说，肯定是越明确的越快得到处理。

时间一长，你的邮件很快就被遗忘了。

正确例子： Can you let me know by Thursday afternoon if you have a cat I can borrow for my presentation on Friday morning? It s only for 2 hours and I ll send her back home by noon myself.

(我周五上午的报告需要借用一只猫，请问你周四下午前可以给我一个答复是否能借我吗?全程大概要两个小时左右，我中午前会把她送回家。)

总结：当你需要别人的帮助时，越具体越好，既减轻对方的负担，也方便对方操作。

英国留学邮件交流效率之我不知道你在说什么

错误例子： Pls send CTR dek 4 SFW cat by EOD.

(不用在意这句话什么意思，反之十个人里面有九个看不懂，剩下一个看都不看就pass了。)

不要假设每个人都和你一样 潮 ，也不要觉得用大量的缩写很酷很便捷，如果你不能接受中文中的类似于 7788520 这样俗气又过时的表达，也请不要觉得歪果仁会对用 by EOD 来表达 by end of day (今天结束之前)的邮件有什么好感。

正确例子：说人话。

总结：说人话，即使不用最正式的英语句法和词汇，也尽量做到不用罕见缩写等过于炫酷的表达。

即使避开了以上所有雷区，对方还是不一定会回你，但在这种情况下，对方更可能是真的没时间，而不是你邮件的问题。举手之劳，大大增加你的邮件被回复的机会，何乐而不为呢?