2017年卡内基梅隆大学教授兰迪·波许：规划时间也规划自己

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　　兰迪·弗雷德里克·波许(Randy Pausch)(1960年10月23日-2008年7月25日)是美国卡内基梅隆大学的计算机科学、人机交互及设计教授，是美国 "计算机+艺术" 方面顶尖的跨领域专家。2006年9月，他被诊断患有胰腺癌。尽管进行了手术和化疗，他还是于2007年8月被告知癌细胞已经转移至肝臟及脾脏，至多可以再存活3到6个月。

　　文书工作

　　首先，杂乱无序的文书将让你一塌糊涂。所有东西都堆在桌面上，你将会什么也找不到。一回到桌子前你就会感觉要做的事远远超过自己所能做的，而且它们五颜六色东倒西歪。

　　因此，保持自己的桌子整洁非常重要。你的桌面只有一样东西，就像这样: “整个世界清净多了，只有我和一张纸。” 我通常能做到这一点。

　　时间管理的一个重要理念就是每张纸仅碰一次。你拿到这张纸，你看看它，进行相关的工作。对处理电子邮件而言，这是极度正确的。

　　假定这里的每个人都有个电子邮箱，那么大家有多少人邮箱里面有多于20条的未读邮件?你的收件箱和你的任务清单不同，我的妻子跟我学会了要清空收件箱。有时，这意味着要去过滤掉一些信息，把剩下的记在任务清单上。记住，你的任务清单要按重要程度排序。而在座的各位，你们的邮件程序可曾有 “按重要性排序”这个按钮?很奇怪，那些软件开发者都没有意识到这一点。这不是对某家公司的抨击，我只是觉得他们全部没发现这点。你要是真想处理收件箱，那么看着它对自己说: “我要么就现在读它，要么把它归档，然后在任务列表上加上一条。” 这样做很重要，否则每次你去看电子信箱的时候，你都会觉得自己招架不住，感觉就像凌乱的纸张一样!

　　一个文件系统非常必要，我之所以懂得这一点，是因为我娶到了世界上最好的女人，但她不擅长整理文件。不过现在她擅长了! 结婚后，我说: “我们得有个地方来按字母顺序放我们的文书。”她说到: “听起来似乎有点强迫症的样子。”我去宜家买了个又大又漂亮又便宜, 还带着大抽屉的仿红木柜子。她觉得看起来挺漂亮, 也挺喜欢，最后按照我所说的去做了。有一个以字母顺序存放所有文书的地方对我们的婚姻来说也是一个非常棒的事。类似“亲爱的, 你把啥啥啥放在哪了?”这样的情景就永远不会出现。不会有谁因为找不到东西而发疯, 东西都各居其所。当要找一份重要的收据或是其它重要的东西时, 我们就发现这样的文件归档系统真是棒极了。文件系统对于一群人, 比如夫妻, 或是同事来说很重要。但即便只有你自己,这样一个知道自己把什么东西放在哪里的地方也能让你不至于动不动就花上一小时找东西。嘴里还嘀咕着: “哪去了呢? 我知道是个蓝的……那时候我还边吃东西边看呢!”我想说, 这不是文件系统, 这能让人发疯!

　　许多人问我: “兰迪, 你的桌子看上去是怎样的呢?” 我的妻子可能会说: “这就是当他为了演讲而给他的桌子照相时,他的桌子的样子。”无论何时, 只要可能我都喜欢把桌子放在窗前。我发现,可以把显示器由三个减为两个, 但是我不能减少到一个。有太多事了, 正如有人曾说过的, 这就像是在家里的办公桌上工作和尝试在飞机上的小桌板上把事搞定的区别。理论上说, 飞机上的小桌板大的足以能让你做任何事了, 但是实际上它就是太小了。 有多个显示器非常重要, 我用一秒钟的时间来给你看看它们每个都显示什么。我信赖这样的多显示器系统, 我们研究组也信赖它。我们每个人都有三个显示器, 而这样做的成本却很小。要是你将添加一个显示器的钱和雇一个员工一年要花的钱相比, 那可能连百分之一都不到。 那为什么不这样做呢? 我的建议是: 你们都该去找老板说我需要两台显示器，只有一个我无法工作, 是兰迪让我告诉你的。这能提高你的效能, 而且电脑也能带动两个显示器, 何乐而不为呢?

　　我这三台显示器上都放些什么呢? 左边是我的任务清单, 包括了所有种类的事情。每个人都有自己独特的办法, 我将0到9这些数字写在任务旁来表示它们的优先级, 同时用一个能快速将这些第一栏中的数字进行排序的软件，最关键的就是要将它们按优先级排起来。

　　中间是我的邮件程序, 注意那空空的收件箱! 我非常努力的去尝试让收件箱空下来。 如果收件箱空空如也, 我就会睡得很香。当我的收件箱渐渐堆满, 我也会变得很急躁, 我太太这时就会对我说: “我觉得你该去清空你的收件箱了。”

　　第三个放日程表, 许多年以来我一直在使用它, 它和我的生活状态很相符, 我习惯于时间被严格的约束起来。我并不在乎使用哪种软件, 不在乎使用哪种日程表, 也不在乎使用纸质的日程表还是使用软件, 只要适合自己就好。但你应该形成一套体系, 这样你就能知道, 比如说你下个星期二下午两点钟的时候该干嘛。虽然你不使用日程表也能生活, 但你却需要费神去记住所有这些事情。我知道自己没有那么多精力，只能利用这些纸笔或电脑帮我记住这些事情。

　　回过头来, 关于桌子本身,我有一台免提电话——这很重要。免提的好处在于, 你打电话的同时, 还可以做点其它的事情。要是打个电话花上七分钟, 我就把它当成跟某人在办公室放的音乐一样。我还发现, 在打电话的时候用个计时器很有用。我发现免提电话可能是缓解压力最好的东西了。

　　除了缓解压力，我觉得电话太能浪费时间了, 尽可能使关于你的事务电话缩短, 我建议你打电话的时候一直站着。这样既能锻炼身体, 还可以暗示自己,“不打完我就一直站着”, 这样你就能发现自己多么强悍。

　　首先, 打电话的时候要说明目的。“你好, 苏, 我是兰迪, 我打给你有三件事。”这样, 你就告诉了对方议事的内容, 当这三件事都说完之后, 你就可以说: “太棒了, 我就这三件事, 非常高兴和你讲话,希望能再跟你聊, 再见。”你就可以挂断电话了。

　　无论做什么, 不要把脚放在桌子上打电话。如果你把脚放在桌子上, 那就完了。另一个小技巧是, 在桌面上放点那种自己接下来有兴趣去做的事情。与其打电话, 你会说:“嗯, 我还有活要忙, 就不聊了。” 一般和你打电话的那个人, 也会喜欢闲聊，办公室里的时间就经常耗在这里。找点自己真正愿意做的事是帮助你迅速挂断电话的一个非常好的方法, 你得锻炼锻炼自己。

　　挂断电话对很多人来说很难, 而我却避免了过度礼貌所带来的痛苦。有时候, 可能是你在和电话推销员讲话。这很麻烦, 因为很多人都会非常礼貌，但我应付他们不会遇到什么麻烦，我就直接去找他们! 如果你是个电话推销员, 你打给我, 那就错了。我会说：“我现在可以谈, 但你能否留下你家的电话, 我晚饭的时候打过去?” 这是森菲尔德(美国著名电视剧演员)的经典台词。或者你可以在电话里做的更过分：“我想跟你聊,不过首先,我有些东西想卖给你。”

　　另外, 把电话集中放在一块儿打。在午饭前或是一日之末给人打电话。在这时,与和你闲聊相比, 他们一般都会有其它事情要做。在11:50的时候打给别人就是只打十分钟的电话的一个非常好的方法。因为, 尽管你可能会觉得自己很有趣, 但说白了, 你并没有午饭有趣。

　　另外，我的桌子上还有感恩卡。我现在问问这个令人尴尬的问题, 我不是批评你们, 就是讲讲道理。这里谁写过感恩卡?我是说真正的感恩卡, 用纸和笔写的, 而不是Email。因为Email比没写好不了多少，但比什么都没有也要好很多。感恩卡真的很重要。这是一种非常确切的告诉别人你的感激的方式。我带着感恩卡, 这是因为我可能今天晚些就会写给那些最近帮上我忙的人们。你可能会说: “天啊, 你有时间?”我会说: “是的, 我有时间来这样做, 因为这很重要。”就算你是个狡猾得像个黄鼠狼一样的家伙, 你也该写感恩卡。因为它让你很特别, 当别人收到感恩卡的时候, 他们会记住你。感恩卡是一种很棒的东西, 我鼓励你们所有人出去在附近的一元店里买上一叠, 放在办公桌里。当某一刻你突然想起来, 它就在那。因此，我把感恩卡就放在桌子上,很容易拿到。

　　就像我曾经说过的那样, 感恩的态度远比卡片本身重要。当我在这里获得任用, 我用一周的工资请我的研究小组去了迪斯尼乐园。我也喜欢大动作, 不过这样也带来了很多快乐。

　　除了这些，我有一个废纸回收盒，它既帮助我节省了空间, 又帮助我保存着我的文件。当我有张纸要扔掉, 我就把它放在这个盒子里。这个盒子要好几周才能填满, 我才会把它清空。实际我做的是, 我创建了windows与mac上的回收站,可以把东西从中恢复出来。可能每个月能有一次, 我得去找曾经觉得我不会再用到, 但现在又很急用的收据之类的东西。

　　我已经给你们展示了我是怎样办公, 怎样做事, 这并不是唯一的方法。我见过的最好的助手之一叫蒂娜·考博, 她有一个非常不寻常的系统, 她就是个传递机。想想看, 有个办法能证明她的疯狂。她把所有东西都放在离她坐的地方一个手臂远之内的地方，就像个两爪章鱼。她做了如此多的事情, 我从不想在别人的系统奏效的情况下告诉他们如何改变他们的系统。蒂娜比我高效的多, 所以我只能说, 做适合自己的就。每个人都要找到适合自己的系统, 但你真的得想想: “什么让我更有效率?”

　　规划自己

　　这里的动词很重要, 你不是为重要的事情找时间, 而是为重要的事情腾时间。你通过选择不去做其它的事，而腾出做重要事情的时间。经济学中有个词叫作机会成本, 每个人都应该在心里牢记住它。做价值不是特别大的事情的害处不在于你做了一件不好的事, 而在于你无法把这段时间花在做其它事上，这点很重要。你怎样能远离这些不重要的事情, 从而让它们不再恶化你的生活? 要学会说不。我最小的孩子克罗埃正在学说话, 两周前她刚学会说“不”, 现在这已经是她的口头禅了。什么时候都是 “不! 不! 不不不不不! 不!”她才应该在这做讲座。我问过她, 她说:“不”! 她现在正在家里玩呢!

　　但是我们都不喜欢说“不”, 因为当人们向我们寻求帮助的时候, 我们希望自己显得很慷慨。

　　那么就让我来教你如何礼貌地说不吧!第一句是: “尽管我很想帮你, 但我的时间很紧张。可我不想让你陷入困境, 要是没其他人能够帮你的话, 我就来帮你。” 或是 “我将是你坚实的后盾,不过你也要找找别人。”这时你就可以分清对方的类型了，要是他们说好的，但也不去找其它人, 他们就属于滥用了你们之间关系的类型。不过要是他们这样说: “太好了, 我没压力了, 现在我知道这将不会成为一场灾难了，我先去试着找找其它不是那么忙的人。”这样的人就会得到很多帮助。

　　我读研究生的时候, 四个人一起去帮忙搬家, 许多东西要搬, 还有重物, 我们只有四个人, 本应该有十二个人的，这真是漫长的一天。从那以后, 我给自己订了个规矩, 我决定从此之后要是有人问我: “帮我搬家好吗?”我会说: “你有多少东西?”他们会回答我而我会说: “嗯, 听起来要找八个人，要是你能告诉我其它七个人的名字我就过去帮你搬。”从此之后我再也没有像在匹兹堡那次搬14个小时的家。

　　每个人都有高峰和低谷期。关于时间管理,非常重要的一点是：找到你充满创造力的时光, 用尽一切办法留住它。一个人度过这段时光, 可能呆在家里。无论怎样, 尽力守住它。另外, 找到你死气沉沉的时间。在这段时间里, 安排会议、电话、锻炼和那些平淡无奇的事情, 在这段时间里去做那些你不需要以最好的自己去做的事情。我们都有这样的时间, 这些时间并不是全都能拿直觉来判断的。我发现自己最有效率的时间段是晚上十点与十二点之间,尽管十分怪异,但对我来说这段时间确是充满活力。

　　来说说中断。有人用秒表和写字板做过这样的测量, 一般一次中断会占据6-9分钟, 而之后让头脑回到状态又要花上四五分钟。如果你在做像写软件这样的工作, 你可能再也不能让头脑回复到之前的状态, 成本就是无限大。要是你在做数学题, 5分钟的中断可能会要一个小时来回复。

　　所以，要找到同时减少中断的频率和持续时间的方法。我最喜欢的方法是, 把电话变成邮件。如果你打给我在卡耐基·梅隆的办公室, 你会听到: “你好, 这是兰迪·波许, 请给我发邮件。”再提一次, 我假设这里每个人都有电子信箱。当有新消息的时候, 有多少人的电脑, 会叮叮响或是发出其它的声音?还有人干这样的事吗?这样做有什么错误呢?我觉得这些搞计算机的人什么都不懂。这么多年以来, 一收到新邮件那些软件就会发出“叮”的响声，我们的科技本是用来减少中断的, 但实际上却把这零星的中断变成了更多的中断。所以，你得把这些声音关掉。关于电子邮件, 当你有空再去看它, 否则你就像巴甫洛夫的那条狗一样坐在那等着, 嘴里还嘀咕着：“噢, 可能还会有新邮件呢!”

　　同样的道理, 你也要尽量少去打断别人。我把东西攒到一起, 我有专门为蒂娜或是我的研究小组会议而准备的文件夹。我把东西放在这些文件夹里, 通常一星期,这个盒子就会填满。我就沿着走廊走过去, 打断别人一次, 说：“这里是我找你办的八件事。”

　　怎样能将事情变短?人们总希望占用比你所预期的多的时间，这时你可以这样做，比如有人打断你说：“有几分钟空吗?”我就说：“嗯, 我现在正干某事干到一半了。”这就相当于告诉他们：“我正在打断他, 我得赶快点。” 或者你也可以说：“我只有五分钟时间。”这样做的好处是, 一会之后你就有权来决定是否延长谈话。当五分钟过了之后, 你就可以说: “我一开始就说了我只有五分钟时间, 现在我真的得走了。”这就是社交中一个非常好的限制时间的方法。

　　我发现, 人们不喜欢你在和他们谈话的时候去看表。所以我这样做：我在他们背后的墙上挂了一个表, 他们正好看不见。而我想看时间的时候, 眼睛一瞥就可以了。这个方法非常好, 能让我获得想知道的信息而不显得对人不礼貌。

　　时间记录

　　时间就是金钱, 你最好能发现你的时间都去了哪里。一天中持续记录下你自己的行为，否则, 在一天之后, 你肯定想不起来。因为我们的记忆没有那么好, 所以我们才需要去做记录。我的确很希望五年之内科技发展到能够自动创建时间记录的地步, 或者至少是我们行为的一份摹写。

　　在进行时间记录的时候，细节并不重要, 重要的是你向里面填东西时, 你要把你正在做的事情分成几个类别。你可以非常随意的做, 但你仍会得到关于你的时间都跑到哪里去了的真实数据。这确是非常不同，记过帐的人就知道, 你看看账单就会想:“噢, 我都不知道我在干洗上花了这么多钱。”总会很惊奇，你花的一般会比你想象的要多。

　　但有了时间预算, 你会发现, 与你想象的不同, 时间随意地花在了各种地方。我知道的最好的例子就是图灵奖得主弗雷德·布鲁克的时间记录表，他是个杰出的计算机科学家, 不过他也有这么棒的一堆表发在办公室里。你走进去跟他说话, 他会问你:“是关于研究还是教学的事呢?”或是其它什么，然后他就调开相应的表，这样一周之后他就知道自己的时间都花在什么上了，真是个天才!

　　我会见学生的时候——其实对工作的人也适用——我问:“你的计划是什么?” 每周，你都会有一些固定的事件, 而你要做的是, 观察这些, 从中找出你可能浪费掉的大块空白时间。我能告诉你,你看一眼可能就把时间浪费掉了。例如，某个时间你有节课, 之后直到下节课之前有一段间隙,这里这段两堂课之间的间隙有一个或者一个半小时, 这就是被浪费掉的精华时间。我经常跟我的学生讲, 假装有节课。

　　假装有节课, 就是说, 这一个多小时去图书馆某个地方, 当你坐在图书馆里唯影与书相伴时, 这是非常好的学习机会。不要出去找朋友聚一个小时, 就假装有节课, 找到自己的小教室。这是一个简单的小技巧, 但要是简单的依此而行, 你就会发现它惊人的有效。

　　当你整理时间记录数据时, 你能从中发现什么? 我做的哪些事没必要做? 哪些事别人可以做? 我喜欢每天想, 我正做的哪些事可以指派给别人去做?哪些事我能做的更有效率? 还有, 我在怎样浪费别人的时间? 当你慢慢精于时间管理, 你可以认识到这是一件双赢的事。我希望让每个人都更有效率, 这并不是件自私的事, 不是你输我赢的事。这是, 我们所有人如何共同做更多的事? 当你开始做时间记录, 你就开始去发现在工作的时候效率并不高，于是你变成 “超我”。你在工作的时候效率更高,于是你能够5点钟就回家,和爱的人在一起，人们把这称作 “工作-生活”平衡。对于年轻的教员, 你可能听过这样的事情, 感觉这是神话, 但这却是可能的。我发现我工作的少了, 结婚后我工作的时间少了几个小时,而做了更多的事。我很感兴趣的发现:在研究生院里面那些最快毕业拿到博士学位的人都是那些有配偶和孩子的人。我曾想, 为什么会这样呢?

　　这就像是船里的锚一样,你的时间另有所需。如果你是单身, 所有时间就都归自己。这就是问题所在，我慢慢去读，所有的时间都是我的，于是它就不珍贵。当你有了配偶和孩子, 你的配偶很可能会说: “你一周最好别呆在研究生院里面超过40小时!”当你有配偶的时候, 你就不能坐在那玩电脑游戏了! 我从没玩过! 有配偶的时候, 你就会好好工作, 并且就像大多数人一样,我发现, 一旦结婚生子, 我的整个时间管理的观念完全变了! 我的意思是: 我们现在是玩真的了! 因为现在要是我花太多时间在工作上的话, 就会有人的生活受到影响了!

　　另外, 时间管理能够使你开始透过一片清晰的透镜来看清, 哪些事情是重要的, 哪些不是。我喜欢这幅图片, 这上面说的是个怀孕的女人, 这里写着:“她在担心伐木工人的声音给她的没出生的孩子会带来的影响。”这些人在做建筑, 这的人都笑了是因为他们可以看到这个如此关心伐木工人给她的小孩带来影响的女人正在抽烟。你需要擅长说:“我得把时间和精力放在那些重要的事情上, 而不去关心那些不重要的事。”现在, 我不是个医生我也不在电视上露面, 但我仍然愿意打赌——要是我是那个婴儿, 我会说: “把烟掐了吧, 老妈!! 我能应付那些噪音!”

　　我想给你们讲一个关于有效性和效率的小故事。实际上我本想在几周之前来做这次讲座。我们本计划来这,给我的妻子一个惊喜, 世界上她最喜欢的乐团是The Police, 很长以来这都是一个很棒的乐团。于是我们计划, 开车去查洛特威尔去看他们的演出。事实上, 我们都弄到几张票了。我对她说: “亲爱的, 我们到那之后, 我想去做我的时间管理讲座, 我答应盖伯很长时间了。” 她说好, 因为去做讲座与音乐会的地方只需要三个小时的车程,把这样两次旅行安排在一起很有效率。但两天后她说:“你知道的, 亲爱的, 我了解你对待讲座的态度。在做讲座前几天, 你肯定会入迷。”我们继续谈下去, 她说:“我们的计划还得接着进行下去, 我们都已经找到人来看孩子了, 但是这几天肯定又会被你对讲座的着迷给占据掉。” 我想了想说: “是啊, 那显然, 正确的方案就是我们把这两件事分开做。我们继续去看演出, 这样我们就可以一起度过这段时光, 我另外计划一天, 去做演讲。”她说: “哇, 那很容易。”而这也做对了。一旦你意识到, 你会说:“噢, 这样做的成本就是我多开车跑一次。”但结果是, 我跟侄子克里斯多夫开车去, 我们聊了一路, 我的妈妈也来了,于是这段时间并不死气沉沉, 我也根本没什么损失。关键是并不仅仅是效率, 而是有效性与最好的总产出。当然, 最好的是我们去听了The Police的演出, 我非常感谢盖伯和吉姆·艾勒, 因为我们真的很想听这次演出。我的妻子非常开心, 我是幕后主导, 我说: “她今天注意力一点都没放在我身上!” 但感觉的确很棒, 他很有人格魅力,真的很吸引人。

　　讲讲拖延

　　古谚有云, 拖延是偷走时间的窃贼。拖延很难改,我深深的了解它,有几句话送给大家: 我们拖延一般并不是因为我们懒，有的时候人们将他们的拖延进行理性化的解释。他们辩解说: “嗯, 或许再等一阵, 我就不用去做这事了。”这是真的, 有时候你可能就这么幸运。

　　有人还会说,要是我现在开始做, 我就得把所有的时间放在这件事上面。要是我只留给自己最好两天时间, 那么我就可以在两天内把它搞定了。这是因为帕金森定律的缘故：事情总是尽可能得占据所有可用的时间。这有那么一点点道理，但是我觉得最关键的是你要知道总是在最后一分钟才把事搞定的代价很高，比在最后一分钟稍前一会做完都要高很多。举个例子, 如果你能把某事做完然后用美国邮政把它寄出去,你就避免了像这样的现象:“哦, 我得去用联邦快递了。”我觉得,你要认识到, 如果你把所有事都拖到最后一刻, 那会给你带来很大的压力。你赶不上别人的进度, 如果某人离开办公室仅仅一天, 你整个的计划可能就要落空, 你得在这样的事上费很大力气。

　　另外, 截止日期也非常重要。我们实际上都被截止日期赶着走，所以如果你有什么事情还有很长时间才到期, 那么不妨去自己编造一个假的截止日期, 把它当作真的一样看待。 这样做感觉非常棒, 因为这些截止日期推着你向前走, 你中间还可以稍稍放松几天, 这样做压力会小很多。

　　如果你在拖延,你需要找到某种能够让你重回正轨的方法。去想想为什么你不能充满热情的去做事，不管什么时候我拖延做某事,我都能找到某种深层的心理上的原因。通常是我害怕做不好事情会让我很难堪，或是害怕失败。

　　有的时候做事需要请教别人。我生命中学到的最神奇的事之一就是, 你尽管去问好了, 好事自会发生。有次，我们家在迪斯尼乐园度假, 轻轨驶过, 我们准备上去, 我们注意到了在车厢里前面,那里有个驾驶轻轨的司机, 在他身旁有些不寻常的人。爸爸和我在谈论那件事, 我知道, 因为我对迪斯尼做了一些调查。我爸爸说：“哦, 他们可能是VIP。”我说：“哦, 有个小伎俩, 这是我们进入车厢的一个特殊方法。”他说: “哦, 怎么能看出来?”我说: “我来带你看，跟我来。”我们能看到他们的后脑勺，我悄悄跟他说：“问问那个人我们能不能坐在前面。”我们走到侍者面前, 侍者说: “是的, 可以做在前面。”他打开门, 我的父亲就坐了过去。我说: “我告诉你了这是个小伎俩, 我说不难吧。”有的时候你要做的就是去问, 这很简单。

　　说说委派

　　现在没有人能独自做事, 通过一些帮助, 你可以做的多很多。然而, 许多人很不擅长委派别人，他们把委派看的像倒垃圾一样。“我没时间做这件事, 你来办吧。”这样他们就形成了微型的管理, 这就是场灾难。首先，当你要指派下属做某件事的时候, 你给他们授以权利和责任。你不能这样跟别人说：“你来弄这件事，但是要花钱的话，你得回来让我允许。”

　　这不是赋予他们权限，这是告诉他们你不信任他们。如果我足够信赖你去做这件事，我足够的信赖你, 会给予你所需的资源、预算、时间,以及其它所有你做事所需要的东西。

　　另外, 把事委派给别人时, 把最恶心的事留给自己做。有一次我们要在展示前清扫实验室, 我弄了个吸尘器亲自清扫。自己做最脏的事情, 这样就表明你愿意亲自来做这些事情，待自己的人好些。人是最有用的资源，如果你够幸运能够有人在你手下，要给他们以尊敬、关心。从那些关注他们以及他们职业发展的人那里, 他们就会有这种感觉。当你大喊救命的时候, 职员和秘书能帮你大忙。如果你不觉得为了那些寻常事该好好待他们, 也要为了他们会帮助你这点好好待他们。他们将帮助你，你会需要这点的，我会赞赏他们。

　　我的朋友阿尔夫·威尔教给我的一件事是, 无论是对同事还是对下属, 如果你想办什么事, 你不能含混不清。他说到：“你交给某人一件明确的事情做时, 也要告诉他明确的日期和时刻。例如，“星期四”就不是一个明确的时刻，“星期四3:22”才会引起他的注意。你也要给他们明确的惩罚, 要是事情在截止日期之前办好的话, 也要给明确的奖赏。”

　　给别人以挑战。别人告诉我的一个技巧是, 委派别人直到他们抱怨为止。现在我发现, 委派的程度是个问题。人们通常都渴望得到更多的机会, 他们希望得到挑战, 他们想向你和他们自己证明他们可以做的更多, 所以要给他们机会。

　　交流要清晰。很多时候人们对老板感到很沮丧是因为存在误解，特别是在Email中, 通过Email来沟通很容易。就算是刚面对面交谈过, 之后也再发一封邮件来讲清楚。这并不是要我们变得像律师一样, 只是就像瓦普纳法官说过：“把事情写下来。”瓦普纳法官还说过: “要是没问题的话, 那就没什么麻烦,不会花你多少时间. 但要是有问题的话, 好吧, 等一下, 不会有麻烦了，因为有书面的记录。” 这就像魔法一样，不会存在混淆不清的情况了, 因为黑纸白字摆在那。

　　不要告诉别人你想让他们怎么做, 而告诉他们你想让他们做什么就行。给他们目标, 而不是过程，他们可能会以你从未想过的做事的方法来给你惊喜。有的时候, 无论是好是坏, 那些解决方案可能会让你感觉非常刺激，而且肯定会比让他们按照你告诉他们的方式做事有意思的多。在大学里, 你的工作决定了你身边肯定有比你聪明的人, 比如说你的学生们, 他们常常带来你从未想过的东西。

　　另外, 把每个任务相对的重要性告诉别人。有人说: “我的老板是个恶魔, 给了我五件事做。”我会说: “哦, 难道他们没告诉你哪一件是最重要的?”“哦, 是的, 我想我得问一问。” 要是你有五件事去做, 知道先做那件事非常重要。要是你一无所知, 那么你只有20%的几率会以正确的顺序来做这些事。

　　委派的时候要小心。有的时候你尝试去把事情交给别人做, 而别人又把事给你还回来。 我看过最棒的事是,有个秘书对老板说: “我做不了, 你得自己来。”老板就把手背在身后, 开始踱步、等待，最后秘书说: “可能我能找到其它的解决方案。”然后他说:“太棒了, 你能这样想我真骄傲。”这就是个很优雅的姿态。

　　强化那些你希望重复的行为。一分钟经理人中, 我最喜欢的故事之一是：你曾想过他们怎样让那虎鲸鲸跳过那圈呢?如果他们就像现代美国办公室经理一样, 他们会对着虎鲸大喊: “跳过那圈!”每次那虎鲸都不会跳的, 于是他们用棍子打它。这就是我们在办公室训练别人的方法。如果你真的想去了解他们实际怎么做的话, 那么去读这本书吧, 我很好奇， 但他们的方法真的很酷。

　　强化那些你希望重复的行为，当人们做了你欣赏的事，表扬并感谢他们，这比多少金钱或物质的奖赏都更有价值。人们的确很想有人告诉他：“谢谢你, 我真的非常感谢你, 你干的很棒。”另外, 如果你不想委派出去的事情又最后回到你手上的话, 那就不要去学习如何做这些事! 我很自豪, 我不知道如何去使用复印机和传真机, 我也不打算去学，我肯定不该把我剩下的那点时光花在这样的事上面。

　　会议

　　一名经理平均每周40%的时间会花在开会上。我的建议是, 开会的时候把门锁上, 把电话线拔掉, 并把每个人的黑莓手机收上来。因为这事要是值得的话, 就值得占用我们的时间。 要是不值得的话, 也不值得占用我们的时间。但我不希望开会的时候, 六个人都心不在焉， 那将非常没有效率。

　　我觉得除了极少数的例外, 会议不应该超过一个小时。其次，还要有议事日程。几年前我养成了一个非常好的习惯, 我说: “没议事日程的话, 我就不会去参加会议。”这样做的好处是, 找我开会的人在找我之前得实际地想一想我们去干什么去。否则,就像这样: “你在这干嘛?”“我有会要开, 日程表上这样写的。”这就像漫画中里面的场景一样, 大家一起效率低下。

　　关于会议的最重要的事, 也是从一分钟经理人而来, 是这价值很多分钟的一分钟。. 在会议的最后, 要指定某些人签字。他们在一分钟或更短的时间内写下, 做出了什么决定, 谁要对什么事情负责,截止日期是什么。同时，要把它发邮件给每个人。否则, 下周的会议,你们就会都坐在那想着：谁来做这件事?”那样非常没有效率。这样做很快, 你只需要做这一分钟, 但却关乎很多分钟。

　　谈谈科技

　　我是个电脑科学家, 所以别人问我: “什么能让我更有效率?”我没有答案,这因人而异。但我想说，我最喜欢的关于科技的评论, 来自于中佛罗里达州大学的一名清洁工。他说: “电脑更快, 但是更费时间。”从另一个角度说, 仅仅去使用那些值得的科技, 而这些值得的科技, 真的让我们更有效率吗? 这看你怎样工作了, 我们都不一样。记住, 科技正在变得更加智能。我走进麦当劳, 要了份快乐套餐2号, 他们问我: “你想要一个手机吗?”我去零售店要了16片美国起司, 就得到了百科全书。16片起司你就免费得到人类所有的知识， 真吓人!

　　科技的确带来了一些让生活更美好的东西,科技的好处就在于它能让你以新的方式来做事，用科技将事情做的更快一些。要是科技能够改变你做事情的方式, 就去用吧。

　　让我们来简单谈谈Email, 因为Email在我们的生活中占了很大一部分比例。首先, 永远不要删除任何信件，把它们都存起来。我十年前开始这样做，有趣的是, 所有的历史学家都在说: “哦,人们都不记日记是多么的遗憾啊,我们都不知道他们的时代是什么样子。” 我会说: “你们这群傻瓜!”我们大约十年前进入了这个时代，我就是个活生生的例子。我的所有通信都不仅仅被存起来, 还能被搜索到。要是我是个值得怀念的人物, 历史学家实际上就能看看我的沟通模式, 这比那些写日记强迫症的人好多了。但在数量上很多, 当然你可以把你的邮件保存起来, 你也能搜索它们, 这很棒, 因为你可以找回五年前的东西。记住，永远别删掉邮件。

　　这是个发邮件的大技巧。如果你想办什么事, 别把信一次发给五个人。“有人愿意帮我做这个吗?”这五个收到信的人都会想且仅想着一件事——删掉。“其它四个人会做的, 没必要我来。”你一次就发且仅发给一个人，但要是你真的想办这件事，你就给能做的人都发信,告诉他们再看一遍。阿尔夫·威尔说过：“确切的事, 确切的时间, 惩罚也要更确切, 就伪装你会把副本发给他们老板一样。”

　　另外, 我跟职业生涯里的每个学生都谈过, 因为他们发完邮件然后就干等着别人回复。 我说:“要是那个人48小时都没回复你, 那么可以去继续骚扰他们,原因是要是48小时内都没回复的话,那么他们会回复的几率是零。”可能不是零,可能很小。但是以我的经验, 要是别人48小时都没回复你, 你可能再也收不到他们的回复了, 所以你可以开始骚扰他们了。”

　　我们说说如何和老板打交道。这就叫做, 以下管上。你有老板的话, 把东西写下来, 交流要清晰。询问他们:“我们下次会议什么时候开? 那之前你希望我完成些什么?”这样就形成了一种契约。“除了你之外, 我还能去向谁寻求帮助呢? 因为我真的不希望打扰你。”记住, 你的老板想要的是结果, 而不是理由。

　　关于度假的建议

　　打我电话的人可能会得到两种答复: 第一种是 “你该打给约翰·史密斯, 而不是我。我不在办公室, 要是你着急的话他能够帮上你的忙。”或者是“等我回来再打给我。”为什么这样呢? 因为你也不希望回来的时候听到许多这样的电话留言: “兰迪, 你能帮我弄下这个吗?”当你打回去时,你刚度完一个星期的假, 而他们都把事情搞定了。

　　另外我想说, 当你看邮件的时候就不是假期了。相信我说的这一点, 看邮件的时候就不是假期。我能整个周末都在屋里呆着不看邮件, 这就是个假期。但要是我带着黑莓手机去夏威夷, 那就不是度假了。

　　我深知这一点, 当我和我妻子结婚时, 我们离开我们的宴会, 坐上热气球, 上面没有无线。我们度了一个月的蜜月, 尽管很棒, 但我仍觉得还不够长。我说:“一个月的时间你们联系不到我。”我的系主任吉姆·莫里斯对我说: “那不行。”我说: “你说不行, 是指什么?”他说: “我们付给你薪酬，这就是‘不行'的地方。”我说:“好吧, 必须得有方式能联系上我吗?”他说是的，我说好吧。所以，你要是打我办公室的话, 电话答录机会说: “你好, 这是兰迪, 我在度假中。我过了39年才结上婚, 现在我们出去一个月。我希望你对这没什么意见。但是显然, 我的老板说我得能被联系到, 你可以这样联系到我。我的岳父岳母住在某某某镇，这是他们的名字，你要是打查号台的话可以查到他们的电话。要是你能说服我的岳父岳母，你的紧急事务值得打扰他们唯一的女儿的蜜月的话, 他们就会把我们的号码告诉你。”

　　这是我最重要的一些建议。我们达成共识: 远离电视机。研究表明，美国人平均每周看28个小时的电视，这几乎是干一份全职工作时间的1/3了。所以，要是你真的希望有时间来重返自己的生活, 那你不一定非得砸了电视机, 把电源拔下来, 把电视放在柜橱里盖起来，看看你多长时间会撑不住。

　　拿金钱换时间, 特别是对于那些年轻的教员, 或是其它有小孩的人，这是该花钱解决事情的地方。雇个人来修草坪, 做任何你希望他做的事情。要是你有很小的小孩的话，就用金钱去交换时间, 因为你的时间肯定不够, 带小孩真的很麻烦。

　　另外, 吃饭、睡觉与锻炼高于一切。你得保证睡眠的时间，你要是不睡觉，其他事也干不成。

　　另一个建议：不要去违背承诺，要是需要的话，去协商下。要是你讲过：“我星期二下午就能把这个办完。”你可以在星期五给人打电话, 告诉他：“我还在遵守我的承诺, 但是我遇到了点麻烦, 我得花整个周末的时间才能保证周二把事情搞定。这件事情时间上有什么余地吗?”一般情况下我都会说：“星期四也可以，因为我实际上星期四要, 但是跟你说的是星期二。或者他们会说：“没问题，我让吉姆替你去做，他有空。”要是他们说：“不行，没有什么余地了。”你就可以说：“好吧，没问题，我会遵守承诺的。”

　　如果你没有时间来做对事情, 那么你也没有时间来做错事情, 这不证自明。要认识到许多事情就仅仅是可以忽略掉的，而人们却往往花掉了太多的时间。我们说 “够好了”这个短语有个理由, 是因为事情 “够好了”!最后, 形成反馈环。自信的去问问别人, 因为可能会有人告诉你你哪做对了, 哪做错了, 他们会跟你说真话，这比世界上其它任何事都有价值。

　　我推荐这两本书:肯·布兰佳的《一分钟经理人》以及史蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》。时间管理并不是一个没有进展的领域, 这两本书都有一定年头了, 但我仍然高度推荐它们。

　　以这样的话结束讲座很常见——这些就是我所告诉你们的。我不想这样说, 我想把事情都告诉你们, 你们可以选择性的现在就去做。首先，要是你还没有个日历或是个PDA或是其它的什么的话, 去弄一个!以优先级排列你的任务列表, 你可以用四象限法, 或是就向我学, 在任务前放上0-9这些数字然后排序。做一个时间记录, 如果这真耗费很多精力的话， 去数数你一周看电视的小时数吧，这就算是我给你们的礼物了。

　　最后, 当你拿到日历, 开始记30天, 要是天数到了它能 “叮”的提醒你那就更好了。30天之后来回顾这次讲座, 问问自己: “我改变了什么? ”要是你什么都没改变, 那么至少我们还在一起愉快的度过了一个小时。要是有所改变,那可能你就会有更多的时间与自己所爱之人相处，这很重要。

　　我们所有的只是时间，你可能会发现，一天比你所想象的要短暂